Num escritório de cinco pessoas, a caixa de correio partilhada transforma-se depressa num caos. O que funcionou connosco:

• Categorias por cor: vermelho = urgente cliente, azul = fornecedores, verde = interno. Toda a gente usa as mesmas.
• Regras automáticas para faturas: tudo o que tem «fatura» no assunto vai para uma pasta própria.
• Passos rápidos (Quick Steps) para «responder e arquivar» com um clique.
• Modelos de resposta para os pedidos de orçamento mais frequentes.

Um detalhe que poucos sabem: o Outlook instalado localmente (e não só a versão web) permite trabalhar offline com arquivos PST, o que é útil para guardar correio de anos anteriores. Usamos o Outlook que vem no Office 2024 Professional Plus, instalado em cada posto.

Menos tempo a procurar emails = mais tempo a trabalhar.